EDI (Electronic Data Interchange)

PENGANTAR

Keefisienan dalam transaksi bisnis sangat diperlukan, untuk menghemat waktu, budget, dan lainnya. Transaksi bisnis dahulu menggunakan media kertas yang memakan banyak sumber daya dan waktu, namun sekarang transaksi bisnis sudah dapat dilakukan melalui internet. Namun dengan cepatnya melakukan transaksi bisnis melalui internet walau efisien tetapi dari segi keamanan menimbulkan kekhawatiran sehingga pada kesempatan ini kita akan membahas tentang apa itu EDI (Electronic Data Interchange).

PENGERTIAN EDI

EDI (Electronic Data Interchange) adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik.

(https://id.wikipedia.org/wiki/Pertukaran_data_elektronik)

Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.

(https://hadianyana.wordpress.com/2009/11/16/edi-electronic-data-interchange/)

EDI (Electronic Data Interchange) adalah salah satu metode pertukaran bisnis yang mengacu pada bidang bisnis yang sangat komersial dengan menggunakan standar format yang telah ditentukan serta disepakati bersama oleh sebagian besar organisasi-organisasi yang ada.

(https://fardiansyah7fold.wordpress.com/electronic-data-interchange-edi-dan-information-organisation-system-ios/)

DEFINISI EDI

EDI atau singkatan dari Electronic Data Interchange sebenarnya adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer – antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added Network).

TUJUAN EDI

Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga

EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

PRINSIP TEKNOLOGI EDI

Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.

Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.

KOMPONEN DASAR EDI

Hub (pihak yang memberikan perintah)
Spoke (pihak yang menerima perintah)
Computer (sebagai electronic hardware)
Electronic software

CARA KERJA EDI

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:

Pesan Standar

Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set.
Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)

Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.
Komunikasi

Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan.

KELEBIHAN/KEUTAMAAN EDI

Revenue Stream yang baru
Meningkatkan market (exposure)
Menurunkan biaya operational (operational cost)
Memperpendek waktu,automatic
Mengurangi informasi data yang mengembang
Meningkatkan supplier management
Melebarkan jangkawan (global reach)
Meningkatkan customer loyality (customer service)
Meningkatkan value chain

KENDALA EDI

Adapun kendala-kendala yang dijumpai di dalam penerapan sistem ini adalah:

Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.

PEMANFAATAN EDI DI INDONESIA

Nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan dari pemanfaatan EDI di Indonesia. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu komponen teknologi informasi. Definisi EDI sendiri ialah pertukaran data secara elektronik antar perusahaan dengan menggunakan format data standar yang telah disepakati bersama. Dengan EDI ini perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pertukaran data baik didalam internal organisasi ataupun dengan pihak stakeholder. Berikut ini ialah keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI.

Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.
Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.

Dalam implementasinya, EDI dapat digunakan untuk berbagai macam bidang baik itu jasa ataupun manufaktur. Implementasi EDI tersebut akan bergantung pada permasalahan yang dihadapi organisasi dan seberapa jauh organisasi tersebut membutuhkan EDI untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Berikut ini ialah beberapa bidang yang dapat menerapkan EDI didalam proses bisnisnya.

Supply Chain Management : logistik, manufaktur, distributor, retailer (supermarket), farmasi, export, import.
Transportasi : perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan, pelabuhan laut, bandara udara, qic (quarantine immigration customs) , freight forwarder, courier, ppjk, bank, warehousing (pergudangan), terminal peti kemas, asuransi, surveyor.
Keuangan : transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi lembaga keuangan lainnya, dll.
Pemerintahan : bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada masyarakat, kantor perbendaharaan negara, biro pusat statistik, perijinan-perijinan, imigrasi, kependudukan, perindustrian& perdagangan, karantina, dll.

EDI dapat dapat diimplementasikan diimplementasikan apabila apabila ada ada suatu suatu komuniti dimana didalamnya ada ada pihak pihak yang yang disebut hub dan spoke. Hub adalah pihak pihak yang mewajibkan mitra kerjanya yaitu yang disebut spoke untuk menggunakan EDI. Selain itu, organisasi yang akan menerapkan EDI juga harus memenuhi standar yang telah ditetapkan. Standar tersebut mencakup aspek software dan hardware yang akan digunakan serta format data elektronik. Standar internasional EDI yang berlaku saat ini ialah :

Automotive Industry Action Group (AIAG)
X.12, yang merupakan standar yang berlaku di U.S.dan Canada
EDI for Administration, Commerce, and Trade (EDIFACT), yang merupakan standar yang berlaku diEropa.

IMPLEMENTASI EDI BIDANG KEPABEANAN DIRJEN BEA DAN CUKAI

Berikut ini merupakan langkah-langkah yang dilakukan Dirjen Bea dan Cukai dalam menerapkan EDI di bidang kepabeanan. Langkah yang dilakukan ialah identifikasi proses bisnis, migrasi sistem dan evaluasi hasil implementasi.

1. Proses Bisnis Kepabeanan.

Dalam implementasi EDI ini, pihak Dirjen Bea dan Cukai harus mengidentifikasi proses bisnis dalam pengurusan kepabeanan yang berlaku. Hal ini dilakukan untuk dapat mengevaluasi proses yang terjadi serta mengetahui kelemahan dari proses bisnis yang terjadi. Dalam proses bisnis manual tersebut, dokumen harus diajukan secara fisik kepada administrasi pabean untuk dilakukan re-entry data ke sistem computer Bea dan Cukai.Untuk melakukan kegiatan tersebut diperlukan kehadiran yang bersangkutan, pihak pengaju ijin, di kantor Pabean untuk menyerahkan dokumen dan menunggu keputusan pihak Pabean. Dengan demikian, selain memerlukan waktu yang cukup lama, sekitar 5 – 7 hari kerja dan kebanyakan pihak yang mengajukan ijin harus selalu melihat di Dinas Bea dan Cukai apakah ijin tersebut telah disetujui.

2. Migrasi Sistem Kepabeanan.

Untuk mengimplemantasikan EDI di bidang kepabeanan tersebut, Menteri Keuangan membentuk suatu Komite Pengarah Implementasi EDI di bidang kepabeanan yang diketuai oleh DJBC dengan anggota berasal dari berbagai instansi seperti Departemen Perhubungan, Departemen Keuangan, Departemen Perindustrian dan Perdagangan, Bank Indonesia, Kamar Dagang dan Industri. Selanjutnya untuk mengembangkan EDI Customs Messages, Implementation Guidelines, dan Integration Guidelines, Komite Pengarah EDI telah membentuk suatu tim teknis. Tim Teknis telah menyelesaikan Implementation Guidelines maupun Integration Guidelines, sehingga bagi pengguna jasa kepabeanan yang berminat untuk ikut serta dalam pilot proyek dan telah mempunyai in-house application system dapat menggunakannya sebagai panduan dalam melakukan modifikasi in-house aplikasinya. Untuk para importir dan PPJK yang belum memiliki in-house aplikasi, Tim Teknis melalui PT.EDI Indonesia ditunjuk sebagai EDI Provider telah mengembangkan suatu aplikasi yang disebut dengan “Importer Module”, dimana modul tersebut dapat dipergunakan importir maupun PPJK untuk ikut serta dalam pilot proyek EDI di bidang kepabeanan.

3. Evaluasi Hasil Implementasi EDI.

Perubahan dari sistem manual dengan EDI telah memberikan manfaat dari segi penghematan biaya dan waktu pengurusan dokumen.

KESIMPULAN

Penerapan EDI sangat penting karena dapat membuat transaksi bisnis menjadi efisien serta dapat menghamat biaya dan waktu, tetapi di Indonesia nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan sistem ini sebagai salah satu komponen teknologi informasi. Komponen dasar pada EDI ialah Hub (pihak yang memberikan perintah), Spoke (pihak yang menerima perintah), Komputer (sebagai elektronik perangkat keras) dan Elektronik perangkat lunak.

Referensi :

https://www.google.co.id/
https://id.wikipedia.org/wiki/Pertukaran_data_elektronik
https://hadianyana.wordpress.com/2009/11/16/edi-electronic-data-interchange/
https://fardiansyah7fold.wordpress.com/electronic-data-interchange-edi-dan-information-organisation-system-ios/
https://greeaone.wordpress.com/2010/10/23/electronic-data-interchange-information-organization-system/
http://juraeis.blogspot.co.id/2010/10/electronic-data-interchange-edi-dan.html
https://sulamin.wordpress.com/2011/01/08/edi-electronik-data-interchange/